Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal în procesul de recrutare
Candidate Privacy Notice for the Recruitment Process
Destinată candidaților la posturile deschise în cadrul Inther Software Development SRL
For candidates applying to open positions at Inther Software Development SRL
1. Cine prelucrează datele dumneavoastră / Who processes your data
Operatorul de date este Inther Software Development SRL (“ISD”, “noi”), societate înregistrată în Republica Moldova, cu activitate online la isd-soft.com. Prezenta Notă se aplică oricărei aplicații la un post deschis la ISD, indiferent de canalul prin care a fost transmisă: site-ul isd-soft.com, platforme de recrutare (ex. rabota.md, delucru.md), LinkedIn, recomandare internă (referral), sourcing direct sau altă formă de contact.
The data controller is Inther Software Development SRL (“ISD”, “we”), a company registered in the Republic of Moldova, operating online at isd-soft.com. This Notice applies to any application for an open position at ISD, regardless of the channel through which it was submitted: the isd-soft.com website, recruitment platforms (e.g. rabota.md, delucru.md), LinkedIn, internal referral, direct sourcing, or any other form of contact.
Pentru orice întrebare legată de această Notă sau de datele dumneavoastră, ne puteți contacta la: dataprivacy@isd-soft.com · adresă sediu ISD: Bulgara Street 33/1, Chisinau MD-2001, Moldova
For any question regarding this Notice or your data, you can contact us at: dataprivacy@isd-soft.com · ISD registered office address: Bulgara Street 33/1, Chisinau MD-2001, Moldova
2. Ce date colectăm / What data we collect
În mod obișnuit, colectăm:
- Date de identificare și contact: nume, prenume, telefon, e-mail, oraș/localitate
- Date profesionale: CV, scrisoare de intenție, experiență de muncă, studii, certificări, competențe, portofoliu
- Informații din interviu: notițe de evaluare, rezultate ale unor probe tehnice sau teste de competențe, dacă sunt aplicate
- Referințe profesionale, doar cu acordul dumneavoastră prealabil
- Informații publice din profilul dumneavoastră de pe platforme de recrutare sau LinkedIn, atunci când sunteți identificat/ă prin sourcing
Nu solicităm și nu avem nevoie de date sensibile (ex. stare de sănătate, apartenență religioasă sau politică, orientare sexuală) pentru procesul de selecție. Dacă asemenea informații apar totuși într-un CV transmis din proprie inițiativă, nu le folosim în evaluare.
We typically collect:
- Identification and contact details: first and last name, phone number, e-mail, city/locality
- Professional data: CV, cover letter, work experience, education, certifications, skills, portfolio
- Interview information: evaluation notes, results of technical tests or skills assessments, if applied
- Professional references, only with your prior consent
- Public information from your profile on recruitment platforms or LinkedIn, when you are identified through sourcing
We do not request and do not need sensitive data (e.g. health status, religious or political affiliation, sexual orientation) for the selection process. If such information nevertheless appears in a CV submitted on your own initiative, we do not use it in the evaluation.
3. De ce prelucrăm aceste date și în baza cărui temei juridic / Why we process this data and on what legal basis
| Scop / Purpose | Temei juridic / Legal basis |
|---|---|
| Evaluarea candidaturii pentru postul pentru care ați aplicat Evaluating your application for the position you applied for |
Demersuri precontractuale, la cererea dumneavoastră Pre-contractual steps, at your request |
| Organizarea interviurilor și comunicarea cu dumneavoastră pe durata procesului Organising interviews and communicating with you during the process |
Demersuri precontractuale, la cererea dumneavoastră Pre-contractual steps, at your request |
| Verificarea informațiilor furnizate (referințe, calificări, studii) Verifying the information provided (references, qualifications, education) |
Interesul legitim al ISD, cu acordul dvs. prealabil pentru contactarea referenților ISD’s legitimate interest, with your prior consent to contact referees |
| Apărarea intereselor legale ale ISD Defending ISD’s legal interests |
Interesul legitim al ISD ISD’s legitimate interest |
| Păstrarea CV-ului în Talent Pool pentru oportunități viitoare Keeping your CV in the Talent Pool for future opportunities |
Consimțământul dumneavoastră explicit, exprimat separat Your explicit consent, given separately |
| Sourcing / identificare proactivă de candidați Sourcing / proactive identification of candidates |
Interesul legitim al ISD ISD’s legitimate interest |
| Îndeplinirea unor obligații legale Fulfilling legal obligations |
Obligație legală Legal obligation |
4. De unde provin datele, dacă nu ni le-ați transmis direct / Where your data comes from, if not provided directly
Dacă am intrat în contact cu dumneavoastră printr-o platformă de recrutare (rabota.md, delucru.md), LinkedIn sau printr-o recomandare din partea unui angajat ISD, este posibil să fi primit datele dumneavoastră de acolo, și nu direct de la dumneavoastră. În aceste cazuri, vă informăm despre această prelucrare cel târziu la primul contact.
If we came into contact with you through a recruitment platform (rabota.md, delucru.md), LinkedIn, or through a referral from an ISD employee, we may have received your data from there rather than directly from you. In such cases, we inform you about this processing at the latest at first contact.
Aceste platforme funcționează ca operatori distincți pentru propriile conturi și profiluri ale utilizatorilor lor; vă recomandăm să consultați și politica de confidențialitate a platformei respective.
These platforms act as separate controllers for their own user accounts and profiles; we recommend that you also review the privacy policy of the relevant platform.
5. Cui transmitem datele dumneavoastră / Who we share your data with
Datele dumneavoastră sunt accesibile doar persoanelor implicate direct în decizia de recrutare:
- managerul de recrutare și persoanele care susțin interviul din partea ISD
- echipa de Recrutare și Employer Branding
- managementul superior, pentru decizia finală de angajare
- referenții profesionali pe care dumneavoastră îi nominalizați
- agenții de recrutare sau platforme de joburi implicate în procesul curent, dacă este cazul
Nu vindem datele dumneavoastră și nu le transmitem în scopuri de marketing către terți. Putem apela la furnizori care ne oferă servicii tehnice (ex. platforme ATS, găzduire, e-mail), care acționează ca persoane împuternicite, în baza unui acord de prelucrare a datelor.
Your data is accessible only to those directly involved in the hiring decision:
- the recruiting manager and the people conducting the interview on ISD’s behalf
- the Recruitment & Employer Branding team
- senior management, for the final hiring decision
- the professional referees you nominate
- recruitment agencies or job platforms involved in the current process, if applicable
We do not sell your data and do not transfer it for marketing purposes to third parties. We may use vendors that provide technical services (e.g. ATS platforms, hosting, e-mail), who act as processors under a data processing agreement.
6. Transferuri internaționale / International transfers
Unele platforme prin care putem intra în contact cu dumneavoastră (de exemplu LinkedIn) sunt operate de companii cu sediul în afara Republicii Moldova. De asemenea, un volum limitat de date poate fi transmis către Inther Group B.V. (Țările de Jos, UE), în măsura necesară deciziei de angajare.
Some platforms through which we may contact you (for example LinkedIn) are operated by companies based outside the Republic of Moldova. In addition, a limited amount of data may be transmitted to Inther Group B.V. (the Netherlands, EU), to the extent necessary for the hiring decision.
Aceste transferuri se realizează cu aplicarea unor garanții corespunzătoare, conforme cu deciziile CNPDCP pentru transferurile către UE/SEE.
These transfers are carried out with appropriate safeguards, in accordance with CNPDCP decisions for transfers to the EU/EEA.
7. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră / How long we keep your data
| Categorie de date / Data category | Perioadă orientativă / Approximate period |
|---|---|
| Candidatură respinsă / neselectată Rejected / unsuccessful application |
24 luni de la finalizare 24 months from completion |
| Candidatură activă, în curs de evaluare Active application, under evaluation |
Pe durata procesului For the duration of the process |
| CV/profil în Talent Pool, cu consimțământ explicit CV/profile in Talent Pool, with explicit consent |
Maximum 3 ani Up to 3 years |
| Referințe profesionale Professional references |
12 luni de la colectare 12 months from collection |
| Date de sourcing (fără răspuns) Sourcing data (no response) |
Maximum 24 luni Up to 24 months |
| Date ale candidatului devenit angajat Data of a candidate who becomes an employee |
Conform legislației muncii As per labour law and archiving policy |
La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care există un alt temei juridic pentru continuarea prelucrării.
Once the applicable period expires, the data is deleted or anonymised, unless another legal basis exists for continuing the processing.
8. Talent Pool – păstrarea CV-ului pentru oportunități viitoare / Keeping your CV for future opportunities
Pentru candidatura curentă, datele dumneavoastră sunt păstrate implicit pentru perioadele indicate la secțiunea 7, strict cât este necesar pentru procesul de selecție în curs.
For your current application, your data is kept by default for the periods indicated in Section 7, strictly for as long as necessary for the ongoing selection process.
Suplimentar, dacă profilul dumneavoastră ne interesează pentru oportunități viitoare, vă putem întreba dacă sunteți de acord ca CV-ul dumneavoastră să fie păstrat pentru o perioadă mai lungă, de maximum 3 ani. Aceasta se face doar cu consimțământul dumneavoastră explicit, separat de aplicarea inițială, prin bife distincte – pe care le puteți exprima chiar mai jos, în secțiunea 13.
In addition, if we are interested in your profile for future opportunities, we may ask whether you agree to have your CV kept for a longer period, of up to 3 years. This is done only with your explicit consent, separate from the initial application, through distinct checkboxes – which you may also express further down, in Section 13.
- păstrarea CV-ului în Talent Pool și contactarea dumneavoastră pentru oportunități de angajare – până la 3 ani
- opțional, comunicări mai largi despre companie, separat de oportunitățile de angajare
- keeping your CV in the Talent Pool and contacting you about job opportunities – for up to 3 years
- optionally, broader communications about the company, separate from job opportunities
Fiecare dintre aceste acorduri este independent – puteți accepta unul fără celălalt, iar consimțământul poate fi retras oricând.
Each of these agreements is independent – you may accept one without the other, and consent may be withdrawn at any time.
9. Drepturile dumneavoastră / Your rights
În calitate de candidat, aveți dreptul:
- de acces la datele pe care le deținem despre dumneavoastră
- de rectificare a datelor inexacte sau incomplete
- de ștergere a datelor (“dreptul de a fi uitat”)
- de restricționare a prelucrării, în anumite situații
- de opoziție față de prelucrarea bazată pe interes legitim
- de portabilitate a datelor, atunci când prelucrarea se bazează pe demersuri precontractuale
- de a vă retrage oricând consimțământul acordat
- de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP) — datepersonale.md
As a candidate, you have the right:
- to access the data we hold about you
- to rectify inaccurate or incomplete data
- to erasure of data (“the right to be forgotten”)
- to restriction of processing, in certain situations
- to object to processing based on legitimate interest
- to data portability, where processing is based on pre-contractual steps
- to withdraw your consent at any time
- to lodge a complaint with the National Center for Personal Data Protection (CNPDCP) — datepersonale.md
Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, ne puteți contacta la adresa indicată la secțiunea 1. Vă vom răspunde, de regulă, în cel mult o lună.
To exercise any of these rights, you may contact us at the address indicated in Section 1. We will generally respond within one month.
10. Procesul decizional automatizat / Automated decision-making
ISD nu utilizează procese decizionale automatizate sau instrumente de profilare care produc efecte juridice sau vă afectează în mod similar și semnificativ. Fiecare decizie de angajare implică evaluarea umană a unei persoane din echipa de recrutare sau a managementului.
ISD does not use automated decision-making processes or profiling tools that produce legal effects or similarly significantly affect you. Every hiring decision involves human evaluation by a member of the recruitment team or management.
11. Securitatea datelor / Data security
ISD aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră, inclusiv control al accesului bazat pe roluri și autentificare cu mai mulți factori (MFA), în conformitate cu certificarea ISO/IEC 27001 deținută de companie.
ISD applies appropriate technical and organisational measures to protect your data, including role-based access control and multi-factor authentication (MFA), in accordance with the company’s ISO/IEC 27001 certification.
12. Modificări ale acestei Note / Changes to this Notice
Această Notă poate fi actualizată periodic. Versiunea în vigoare este disponibilă la isd-soft.com/recruitmentdataprivacy/ și, după caz, va fi comunicată direct candidaților aflați în proces.
This Notice may be updated periodically. The current version is available at isd-soft.com/recruitmentdataprivacy/ and, where applicable, will be communicated directly to candidates in process.
